Test

Die Software VB-Office stellt ein wertvolles Werkzeug dar, das Ihnen dabei hilft, Routinearbeiten in der Brandschutzdienststelle schneller und effizienter zu erledigen. Mit VB-Office haben Sie alle benötigten Daten zentral und übersichtlich dargestellt, was Ihnen ermöglicht, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, ohne kostbare Zeit mit der mühsamen Suche, Sortierung, Auswertung oder Zusammenführung von Informationen zu verlieren.

Bei der Nutzung von VB-Office steht die persönliche Kompetenz und das Fachwissen der Mitarbeiter stets im Vordergrund. Ziel ist es, den Anteil an begleitenden Tätigkeiten, die keine spezifische fachliche Qualifikation erfordern, wie beispielsweise das Suchen, Dokumentieren, Sortieren, Abheften, Auflisten, Abstempeln und Ähnliches, auf ein Minimum zu reduzieren. Unsere Software bietet zahlreiche komfortable Funktionen, um diese begleitenden Aufgaben effizient zu erledigen.

Diese Bedienungsanleitung unterstützt Sie dabei, die vielfältigen Möglichkeiten und Funktionen von VB-Office kennenzulernen und in Ihrer täglichen Arbeit anzuwenden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es unmöglich ist, in dieser Anleitung alle Arbeitsabläufe Ihrer spezifischen Dienststelle zu beschreiben, da diese von den erfassten Daten und der Struktur der erstellten Dokumente und Auswertungen abhängig sind.

VB-Office ersetzt keineswegs die Mitarbeiter, sondern dient als Hilfsmittel, um die Qualität und Effizienz Ihrer Arbeit zu verbessern und die vorgegebenen Ziele zu erreichen.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Unterstützung bei der Organisation von Arbeitsabläufen mit VB-Office benötigen. Wir sind gerne bereit, Ihnen bei der Lösung Ihrer individuellen Herausforderungen behilflich zu sein.

Denken Sie auch daran, die in Ihrer Dienststelle praktizierten Abläufe mit VB-Office in einem eigenen Beschreibungsdokument (Prozess-Handbuch) festzuhalten und Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zur Verfügung zu stellen. Diese Art der Dokumentation ist äußerst wichtig, insbesondere für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Mit herzlichen Grüßen,

Ingo Eppmann & Volker Siebert

Unna, im Mai 2023

[Die Software VB-Office]{.underline}

VB-Office ist eine netzwerkfähige Windows-Software (Client / Server) zur Unterstützung der Sachbearbeitung in Brandschutzdienststellen und bei Feuerwehren. VB-Office ist sowohl für kleine Dienststellen ( 1 Arbeitsplatz), als auch für mittlere und große Dienststellen (100 Arbeitsplätzen und mehr), gleichermaßen gut geeignet.

Die Datenbank:

VB-Office benötigt eine Verbindug zu einer SQL-Datenbank. Das Datenbanksystem kann vom Kunden frei gewählt werden. Es lassen sich gängige SQL-Datenbanksysteme wie z. B. MS-SQL, MySQL, MariaDB oder ORACLE einsetzen. (Unterstützung für andere Datenbanksysteme auf Anfrage.)

VB-Office kann sowohl auf Einzelplatzsystemen mit lokal installierter Datenbank, als auch auf beliebig vielen PCs / Tablets-PCs und Notebooks im Netzwerk betrieben werden. Die Kombination von lokaler Datenbank und Netzwerkdatenbank ermöglicht das Arbeiten im Offline-Betrieb, d. h. ohne Verbindung zur Netzwerkdatenbank. In diesem Falle werden die auf auf dem Tablet-PC/Notebook bearbeiteten und gespeicherten Daten mittels einer internen VB-Office-Funktion synchronisiert, sobald das mobile Gerät im Büro mit der Netzwerkdatenbank verbunden ist und VB-Office gestartet wird. Dadurch kann mit VB-Office vor Ort völlig unabhängig, ohne Netzwerkverbindung gearbeitet werden.

\ Es ist also vor Ort, im Objekt, keine Mobilfunkverbindung zum Server erforderlich.

Datenbanktreiber

Für der Betrieb von VB-Office, speziell mit den Datenbanken MS SQL und Oracle ist es wichtig, dass die entsprechenden Treiber (z. B. Native Client oder SQL ODBC-Treiber neuester Generation) auf den Client-PC istalliert sind. Andernfalls kann kann es zu Fehlermeldungen, wie zum Beispiel \"Ungültiges Datumsformat etc. kommen.

Dies gilt insbesondere für Neuinstallationen auf neuen PCs langjähriger Kunden, wo das gern mal vergessen wird.

Virenschutz

VB-Office und alle dazugehörigen Komponenten werden vor der Auslieferung, bzw. vor der Installation auf Kunden-Systemen mit aktuellen Virenscannern überprüft.

Für den Schutz vor Computerviren trägt im Computersystem des Auftraggebers (des Kunden) allein der Auftraggeber die Verantwortung.

Datensicherung / Lizenzschlüssel

In VB-Office ist keine Funktion zur Sicherung der Datenbank vorgesehen. Die Daten müssen von Ihrer IT-Abteilung. gesichert werden. Alle Daten, die VB-Office verwendet, inkl. der externen Dokumente, befinden sich ausschließlich in der SQL-Datenbank, die zusammen mit VB-Office in Ihrem Netzwerk installiert wurde. Die Programminstallation und alle für die Funktionalität des Programms notwendigen Dateien sind auf der lokalen Festplatte des PCs /Tablet-PCs / Notebooks oder auf einem Server z.B. Citrix installiert. Der VB-Office Lizenzschlüssel, in dem die Informationen zum Lizenzinhaber und zu lizenzierten Funktionen und optional erworbenen Programmteilen hinterlegt sind, befindet sich nach dem erstmaligen Einlesen verschlüsselt in der Datenbank und gilt für alle installierten Arbeitsplätze.

Wenn Sie mobile Lizenzen z.B. für die Verwendung auf Tablet-PCs erworben habe und eine vollständige Replikation der VB-Office Datenbank auf dem mobilen Gerät vorliegt, können Sie diese Daten zur Rettung aus der Not als Datensicherung verwenden. Wir können Ihnen dann für den unwahrscheinlichen Fall, dass die Sichererung der Netzwerkdatenbank durch Ihre IT-Abteilung nicht geklappt hat, auf Anfrage, mit einem speziellen Tool, aus der lokalen Datenbank auf dem Tablet wieder eine Netzwerkdatenbank erzeugen.

Falls Sie nach einer Neuinstallation den Lizenzschlüssel benötigen, können sie als Kunde mit Wartungsvertrag, den Lizenzschlüssel bei uns anfordern.

E-Mail: kontakt@createam-software.de

Telefon: 0 23 03 - 239 799

[Systemanforderungen]{.underline}

VB Office stellt keine besonderen Anforderungen an das PC-System. Ein Standard-PC reicht für die Arbeit mit VB-Office vollkommen aus.

Im Netzwerk muss ein Server vorhanden sein, auf dem das SQL-Datenbanksystem wie z.B. MS-SQL, ORACLE, MySQL, MariaDB etc. installiert wird.

VB-Office läuft auf allen aktuellen Windows-Betriebssystemen Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 und Windows 11.

Auf älteren Windows Systemen (XP, 98, ME, NT und 2000) ist die aktuelle VB-Office-Version aus technischen Gründen nicht mehr lauffähig.

Der Betrieb unter z.B. Citrix, Terminal-Server stellt kein Problem dar.

Systemanforderungen

· Standard-PC oder Tablet-PC mit Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 oder Windows 11

· Datenbankserver (Bei Mehrplatzsystemen)

· SQL-Datenbankmanagementsystem MS-SQL, ORACLE, MySQL oder MariaDB

· Drucker

· 24\" - 27\" - Monitor (am besten ein Doppelbildschirm-Arbeitsplatz

Datenbank

VB-Office verwendet als Datenbasis eine SQL-Datenbank, die vom Kunden gewählt werden kann.

Sie können eine bereits in ihrer Dienststelle existierende SQL-Datenbank verwenden.

Beispielsweise: MS-SQL, ORACLE, MySQL, MariaDB (andere Datenbanken auf Anfage).

Systemanforderungen für die mobile Datenerfassung

Tablet-PC mit Windows- Betriebssystem

in den Versionen 7, 10 oder 11.

Für die mobile Datenerfassung ist keine Mobilfunkverbindung zum Server erforderlich. Die Daten werden offline mit dem Tablet-PC erfasst und in der Dienststelle mit der Netzwerkdatenbank synchronisiert.

Geeignete Hardware für die mobile Datenerfassung (Tablet-PCs) können wir Ihnen auf Wunsch nennen.

Externe Software für externe Dokumente\ Sie können in VB-Office beliebige (externe) Dokumente importieren und speichern. Das können z.B. Excel-Tabellen, Word-Dokumente, OpenOffice-Dokumente, PDF-Dokumente, Bilder im JPG-Format etc. sein.\ Um die Dateien auf einem der VB-Office PCs /Tablet-PCs öffnen und bearbeiten zu können, muss eine für das Dateiformat erforderliche Anwendung auf dem Gerät verfügbar sein.

[VB-Office Installation]{.underline}

VB-Office: Installation

Beschreibung der Erst-Installation, Konfiguration und Aktualisierung

Voraussetzungen

Auf einem Windows-System ab Vista und Server 2008 sind die grundlegenden Vor­aus­setzungen für den Betrieb von VB-Office gegeben.

Für die jeweils benutzte Datenbank-Anbindung sollten alle Treiber und Komponenten in aktueller stabiler Version vorliegen und installiert sein.

Versionsnummern

VB-Office verwendet zwei unterschiedliche Versionsnummern für die Programm- und Daten­bankversion.

Die Programmversion hat den Aufbau 3.60.26.920. Hierbei ist [920]{.underline} die Build-Nummer, die mit jeder erstellten Programmversion hochgezählt wird. Die Zahl [26]{.underline} ist der tech­ni­sche Stand -- sie wird bei umfangreichen Erweiterungen oder Verbes­se­run­gen hoch­gezählt.

Die Datenbankversion hat einen ähnlichen Aufbau 3.60.16.4, wird aber unabhängig von der Programmversion gezählt. In diesem Beispiel ist [16]{.underline} der Stand und [4]{.underline} die Ände­rungs­nummer.

Die Datenbank­version, für die das Programm erstellt wurde, ist aus den Release Notes bzw. aus der Textdatei Datenbankversion_*.txt im Setup-Paket ersichtlich.

 **Wichtig**: VB-Office arbeitet [ausschließlich]{.underline} mit einer Datenbank, die den *Stand* hat, für den das Programm erstellt wurde -- die vorletzte Stelle muss also identisch sein. Ein Programm, dass für die Datenbankversion 3.60.16.4 erstellt wurde, funktioniert weder mit einer Datenbank der Version 3.60.15.3 noch mit einer der Version 3.60.16.1.

Bei der letzten Stelle, der Änderungsnummer, sind die Programme aufwärts­kom­pa­ti­bel: Ein Programm, dass für 3.60.16.4 erstellt wurde, arbeitet auch mit einer Daten­bank der Version 3.60.16.7, allerdings nicht mit einer in Version 3.60.16.2.

Diese Aufwärtskompatibilität hat den Vorteil, dass man im Falle der Gleichheit des Stan­des das Datenbank-Update bereits einspielen kann, ohne dass man direkt auf allen Clients die Programme aktualisieren muss. Außerdem ist dadurch ein Down­grade auf eine frühere Programmversion ohne Zurück­setzen der Datenbank möglich, sofern der aktuelle Datenbank-Stand von dieser Version unterstützt wird.

Das Setup-Paket

Das Setup wird normalerweise als ZIP-Datei mit einem Namen ausgeliefert, der die Programmversion beinhaltet, also z.B. VBOffice_3.60.26.920.zip. Dieses Paket wird gleichermaßen für die Erst-Installation wie auch für Aktualisierungen verwen­det.

In dem Paket befinden sich die folgenden Dateien:

\" vbo36setup.exe -- das Installationsprogramm

\" Release_Notes.pdf -- die Hinweise zur Version

\" Installation.pdf -- diese Installationsanleitung

\" VBODBUpdate.exe -- das Datenbank-Update-Programm

\" VBODBConfig.exe -- das Datenbank-Konfigurations-Programm

\" VBOProtocolViewer.exe -- das Programm zur Anzeige des Datenbankprotokolls

\" Programmversion_3.60.26.920.txt -- diese Datei beinhaltet die Programmversion im Dateinamen und nochmals als Textinhalt.

\" Datenbankversion_3.60.16.4.txt -- diese Datei beinhaltet die Datenbankversion im Dateinamen und nochmals als Textinhalt.

Die versionsabhängigen Dateinamen der Textdateien können bei jeder Auslieferung unter­schiedlich sein.

 **Wichtig**: Bei den Varianten *Test* und *Dev* befindet sich auch die Datei SETTINGS.APP in der ZIP-Datei. Diese Datei steuert die zu ver­wen­dende Konfiguration der im selben Verzeichnis liegenden EXE-Dateien und [muss zwingend]{.underline} vorhanden bleiben, da die Programme an­sonsten die Standard-Konfiguration verwenden.

Das Programm VBODBConfig.exe benötigt man für die allererste Installation von VB-Office. Mit ihm legt man die Verbindungsparameter zur Datenbank fest und spei­chert diese auf dem System. Die Verteilung dieser Informationen kann dann durch das Installationsprogramm erfolgen.

Das Installationsprogramm

VB-Office wird über ein Standard-Installationsprogramm auf dem Client-Rechner in­stalliert. Dieses Programm wird aus dem Explorer per Doppelklick bzw. über die Kom­man­do­zeile aufgerufen. Für die Installation werden lokale Administrator-Rechte benötigt, die das Installationsprogramm, falls erforder­lich, mit einem sog. UAC-Prompt einfordert.

Danach führt ein Assistent durch die Installation.

Willkommen-Seite

Diese Seite wird ggf. nicht angezeigt, wenn VB-Office bereits installiert ist und eine Aktualisierung installiert wird.

Bestätigung der Lizenzvereinbarungen

Zielordner wählen

Hinweis: Wenn VB-Office bereits installiert ist und es sich somit um ein Update handelt, dann wird das Verzeichnis nicht abgefragt (da es schon feststeht).

Startmenü-Eintrag benennen

Hinweis: Wenn VB-Office bereits installiert ist und es sich somit um ein Update handelt, dann wird der Startmenü-Ordner nicht abgefragt.

Sonstige Einstellungen vornehmen

Installation bestätigen und starten

Fortschrittsanzeige während der Installation

Fertigmeldung

Aktualisierungen

Neuere Versionen des Programms lassen sich einfach über eine bestehende Instal­la­tion installieren, ohne dass man diese vorher Deinstallieren muss.

Bei einer solchen Aktualisierung werden immer die Werte der letzten Installation vor­geschla­gen und nicht die Standardwerte, die weiter oben zu sehen waren.

Zusätzliche Dateien

VB-Office unterstützt das Kopieren von Bibliotheken und Verbindungsparametern während der Installation, sofern diese Dateien in demselben Verzeichnis abgelegt sind wie das Installationsprogramm selbst.

Die dabei unterstützten Dateien sind:

\" Die Datenbank-Verbindungsparameter VBOffice.dbi und

\" die Datenbank-Bibliotheksdateien (siehe dazu jeweils die separaten Dokumente „VB-Office Datenbank" für Oracle bzw. MySQL).

Achtung: Bereits auf dem Zielrechner vorhandene Dateien werden immer ohne Rück­frage überschrieben.

Erster Programmstart

Datenbankverbindung

Vor dem ersten Programmstart müssen die Informationen zur Datenbankverbin­dung auf dem Zielrechner vorhanden sein, so dass VB-Office sich mit der Netzwerk-Daten­bank verbinden kann.

Manuelle Konfiguration

Man erstellt die Konfiguration der Datenbank-Verbindungsparameter mit dem Programm VBODBConfig.exe, das im Setup-Paket enthal­ten ist.

Dieses Programm wird bei der Installation auch im Programmverzeichnis abgelegt.

Die Details zur Konfiguration der unterschiedlichen unterstützten Datenbanken sind jeweils in den separaten Dokumenten „VB-Office Datenbank" für Oracle, SQL-Server bzw. MySQL beschrieben.

Nach Beendigung mit OK speichert das Programm die Datenbank-Verbindungs­para­meter in der Datei VBOffice.dbi im Arbeitsverzeichnis, standard­mäßig C:\ProgramData\­creaTeam\VB Office).

Automatische Verteilung der Konfiguration

Hat man die o.g. Konfigurationsdatei VBOffice.dbi einmalig erstellt und gelten die Parameter darin auch für alle anderen Client-Computer, dann kann man diese Datei nun in das Verzeichnis des Installationsprogramms vbo36setup*.exe kopieren.

Lizenzeingabe

Beim Start überprüft VB-Office das Vorhandensein des Lizenzschlüssels in der Daten­bank. Ist dieser nicht eingetragen, dann wird er beim Programmstart erfragt:

Beantwortet man diese Frage mit Ja, dann muss der Lizenzschlüssel über die Zwi­schen­ablage an das Programm übergeben werden:

Öffnen Sie dazu die Lizenzdatei Lizenzschlüssel_\.txt, die Sie von uns er­halten haben, mit einem Text­edi­tor wie z.B. Notepad, markieren den gesamten Text und kopieren Sie ihn in die Zwischen­ablage. Drücken Sie dann in VB-Office den Knopf Einfügen.

Es werden die in der Lizenz enthaltenen Infor­ma­tio­nen angezeigt:

Abschließend wird durch Betätigung des Knopfes Installieren der Lizenzschlüssel in der Datenbank abgelegt.

Datenbank-Aktualisierung

Manche neuen Programmversionen bringen auch Änderungen an der Datenbank­struk­tur mit sich. VB-Office kann diese Änderungen selbst vor­nehmen bzw. ein Skript erzeugen, das dann an die für die Datenbank zuständige Stelle zum Einspielen übermittelt werden kann.

Die genaue Prozedur ist in den separaten Dokumenten „VB-Office Datenbank" für Oracle, SQL-Server bzw. MySQL beschrieben.

Eine lokale Datenbank wird ohne Rückfrage immer aktua­li­siert.

Varianten

Das Setup wird in drei Varianten ausgeliefert: Standard, Test und Dev (Entwicklung). Alle drei können in unterschiedlichen Versionen auf dem­sel­ben Rechner installiert und jeweils mit unterschiedlichen Datenbanken verbunden sein.

Die beiden nicht standardmäßigen Varianten verwenden jeweils ein anderes Instal­la­tionsverzeichnis, andere Schlüssel in der Windows-Registry sowie andere Arbeits­ver­zeich­nisse unterhalb von C:\ProgramData\creaTeam.

In dem speziellen VB-Office-Installationspaketen Test und Dev gibt es immer zusätz­lich die Datei SETTINGS.APP. Auch schreiben die speziellen Installationsprogramme die iden­tische Datei in das Installationsverzeichnis.

 **Wichtig**: Die eigentlichen Programme sind bei allen Varianten [identisch]{.underline}. Gesteuert wird die zu verwendende Konfiguration ausschließlich über die Datei SETTINGS.APP im *Programmverzeichnis*. Fehlt diese Datei, dann wird die Standard-Konfiguration verwendet.

Laufzeitumgebung

Wenn man eine der zu VB-Office gehörenden Programmdateien starten, so benö­ti­gen diese zunächst fünf einfache Informationen für den Betrieb: das Programm­ver­zeich­nis, das Arbeitsverzeichnis, den globalen und benutzerspezifischen Registry-Schlüssel und die Datenbankverbindung.